De lokale overheid staat voor een uitdaging: hoe houd je greep op steeds complexere wet- en regelgeving op het gebied van security, privacy, transparantie, archivering, ethiek en toegankelijkheid? Het antwoord ligt in het inrichten van een sterke governance die niet alleen voldoet aan de eisen, maar ook de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening verbetert. Het is geen kwestie van afvinken, maar van een continu proces waarbij een integrale aanpak centraal staat.
Een effectieve governance is gebouwd op vijf pijlers: leiderschap, organisatie, proces, mensen en informatie. Deze pijlers zijn onderling verbonden en moeten in balans zijn. Leiderschap speelt een belangrijke rol door compliance te koppelen aan bestuurlijke doelen. Een Chief Ethics & Compliance Officer (CECO) kan hierbij focus en verantwoordelijkheid waarborgen, afhankelijk van de omvang van de organisatie.
Non-Functional Controls: De Basis voor een Sterke Organisatie
Niet-functionele controls, of NFC's, vormen de ruggengraat van een soepel draaiende gemeente, al zijn ze misschien niet direct zichtbaar voor de burger. Denk aan de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van systemen; je wilt natuurlijk dat de website van de gemeente altijd bereikbaar is, zodat burgers gemakkelijk hun zaken kunnen regelen. Het gaat erom dat alles wat de gemeente aanbiedt, ook gebruiksvriendelijk is, van de online formulieren tot de interne software die medewerkers gebruiken. NFC's zorgen er ook voor dat de gemeente aan de wettelijke eisen voldoet, zodat er geen onnodige risico's op datalekken of boetes zijn. En het mooie is, goed ingerichte NFC's zorgen voor toekomstbestendigheid; de IT-oplossingen zijn flexibel genoeg om met toekomstige veranderingen mee te kunnen.
Een praktisch voorbeeld? Stel je voor dat de gemeente een nieuwe app lanceert voor het aanvragen van parkeervergunningen. NFC's zorgen er dan voor dat deze app niet alleen doet wat hij moet doen (de aanvraag verwerken), maar ook dat de app altijd beschikbaar is, de gegevens van burgers veilig zijn en de app makkelijk te gebruiken is. Dus geen gedoe met haperende systemen of onduidelijke schermen, maar een soepele en betrouwbare ervaring. Het is als de fundering van een huis; je ziet het niet direct, maar het is wel de basis voor een sterk en stabiel geheel.
Non-Functional Controls (NFC’s) vormen het fundament onder een goed functionerende gemeente. Deze controls zorgen ervoor dat applicaties en processen voldoen aan wettelijke en organisatorische eisen. Door NFC's up-to-date te houden, waarborgen gemeenten niet alleen hun wettelijke verplichtingen, maar verbeteren ze ook de kwaliteit en continuïteit van hun dienstverlening. Denk hierbij aan het waarborgen van beschikbaarheid en betrouwbaarheid van systemen, het minimaliseren van risico’s op datalekken en boetes, en het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid voor zowel medewerkers als burgers. In een wereld die steeds sneller verandert, maken NFC's een organisatie wendbaar en toekomstbestendig, doordat IT-oplossingen flexibel en schaalbaar blijven. Door te investeren in NFC’s, wordt de gemeente niet alleen minder kwetsbaar voor verstoringen, maar ook sterker door de ervaringen die deze verstoringen met zich meebrengen. De gemeente wordt hierdoor antifragiel: in plaats van alleen maar te overleven, groeit de gemeente door uitdagingen heen. Het is dus geen overbodige luxe, maar een noodzaak voor elke moderne gemeente.
Het 3-Lijnenmodel
Denk ook aan het 3-lijnenmodel, waarbij je verantwoordelijkheden verdeelt om zo de grip te behouden. De eerste lijn, dat zijn de operationele teams, waar het dagelijks werk gebeurt. Zij zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Non-Functional Controls (NFC's). De tweede lijn bestaat uit functionarissen zoals de CISO en FG. Zij zorgen voor toezicht, geven advies en ondersteuning, en monitoren de naleving van de regels. De derde lijn is de interne audit, die periodiek evalueert of alles nog loopt zoals het moet. Deze drie lijnen werken samen om te zorgen dat de gemeente ‘in control’ is en blijft.
De Kracht van een Holistische Multidisciplinaire Structuur
Een holistische, multidisciplinaire structuur is belangrijk. Compliance is niet de taak van één afdeling. Het Multidisciplinair Team (MDT), bestaande uit bijvoorbeeld een i-adviseur, CPO en CISO, is van betekenis. Zij voeren jaarlijkse gesprekken met alle teams om ontwikkelingen in wetgeving te bespreken. Afhankelijk van de aard van de wetgeving, kunnen business partners, strategisch i-adviseurs en C-level compliance experts worden toegevoegd. Het MDT monitort de voortgang van wetgevingstrajecten en initieert projecten bij significante wijzigingen.
Eigenaarschap: De Sleutel tot Succes
Eigenaarschap is de sleutel tot succes. Stel duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast via modellen zoals RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Wijs specifieke eigenaren aan voor NFC’s, met heldere verantwoordelijkheden. Dit zorgt ervoor dat NFC’s actueel blijven en dat iedereen begrijpt waarom ze belangrijk zijn. Investeer in training en bewustwording, zodat medewerkers de waarde van NFC’s begrijpen en deze effectief toepassen. Het gaat erom een lerende cultuur te creëren waarin medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor compliance.
De Praktische Uitwerking
Gemeenten moeten niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook kunnen aantonen hoe ze dit doen. Koppel NFC’s aan een systeem van monitoring en rapportage om de naleving zichtbaar en meetbaar te maken. Dit betekent ook het uitvoeren van impactanalyses en risicobeoordelingen, het opstellen van implementatieplannen, en het zorgen voor training van medewerkers. Open communicatie naar alle stakeholders en regelmatige rapportage aan het management zijn daarbij onmisbaar. Het is belangrijk dat het model flexibel is en kan meebewegen met de snelle veranderingen in wetgeving en organisatie.
Conclusie
Het borgen van compliance is geen eenmalige actie, maar een continu proces. Door een set actuele NFC’s te hanteren, te verankeren in een breed gedragen strategie, en eigenaarschap te bevorderen, kunnen gemeenten efficiënt inspelen op veranderende eisen. Dit versterkt niet alleen de naleving, maar draagt ook bij aan betere dienstverlening, vertrouwen en innovatie. Zorg dat jouw gemeente voorbereid is op de uitdagingen van morgen door vandaag al te investeren in een robuuste compliance-strategie.
Reactie schrijven